Делегування – передача і розділення задач керівника і контроль їхнього виконання; процес передачі частини функцій іншим співробітникам для досягнення конкретних цілей компанії; делегуються задачі, а на відповідальність за них.
Делегувати не можна:
- Категорично не можна делегувати – стратегічні задачі, планування, фінанси, стратегії, мотивацію, оцінки, контроль;
- Не можна делегувати – розділення ресурсів, навчання, вирішення конфліктів;
- Задачі особливої важливості і високої ймовірності ризику;
- Незвичні, виняткові справи;
- Актуальні термінові справи, без можливості пояснення або повторної перевірки;
- Конфіденційні задачі;
- Особисті справи.
Делегувати можна:
- Можна делегувати – детальна розробка проекту, спілкування з клієнтом по технічних запитаннях, створення технічної документації;
- Потрібно делегувати – задачі, які можуть бути легко виконані без втручання менеджера. Роботи, які потрібно робити і тоді коли менеджера нема на місці. Задачі, з якими підлеглі справляються не гірше за менеджера. Рутинні задачі;
- Обов’язково потрібно делегувати – задачі, які підлеглі можуть виконати швидше і краще за менеджера. Імплементацію прийнятих рішень;
- Рутину роботу;
- Підготовчу роботу;
- Спеціалізовану роботу;
- Роботу, яка передбачає невеликі ризики і самоосвіту;
- У випадку, коли виникла необхідність перерозприділити функції і повноваження:
- зміна стурктури персоналу (призначення, підвищенн, звільнення);
- реорганізація або структурна перебудова відділу (організації, підрозділи);
- у випадку появи нових сфер діяльності або при зміні компитенції.
Загальні правила делегування
- Бачити всю картину;
- Розділити її на реальні дії в реальному часі і реальних людей;
- Вибрати задачі для делегування;
- Хто може зробити? – вибрати “потрібну” людину;
- Розмова з людиною – делегування задачі:
- В позитивній формі (що повинно бути зроблено, а не не зроблено)
- Повинно бути реально виконуваним і самостійно досяжним для конкретної людини
- Визначити: по яких конкретних критеріях Ви дізнаєтесь, що результат досягнений
- Визначити контекст: коли, де і з ким повинен бути досягнутий цей результат
- Чи не являється він шкідливим для інших обов’язків людини
- Залишити на нього вибір “як”
- Домовитись про контрольні терміни (перевіряти мінімум 2 рази);
- Створити умови – якщо це потрібно то проінформувати потрібних людей про виконання задачі конкретною людиною;
- Бути доступним.
Кроки делегування
- Повідомте ціль задачі, суть, терміни виконання, бажані результати;
- Зобразіть загальну ситуацію пов’язану з задачею;
- Оприділіть критерії оцінки. Обговоріть форми і методи контролю:
- повністю передаються права контролю підлеглому
- точки, коли відбуваються перевірки протягом виконання задачі
- спільне виконання і контроль – відповідальність на керівнику
- Надайте повноваження для виконання задачі;
- Надайте ресурси (інформація, гроші, час, навчання, пораду, підтримку);
- Отримайте згоду. Впевніться, що колега розуміє що йому доручено.
Для делегування, співробітник повинен володіти достатньою кваліфікацією і мотивацією. Іншими словами: делегувати задачу потрібно тому хто хоче і може її вирішити.
Переваги для співробітника:
- Можливість проявити себе;
- Отримання ного досвіду;
- Реалізація важливих навиків, які не знаходять застосування в повсякденній діяльності;
- Різноманіття виконуваних задач.